系统简介

    功能特点

     网络安全与指纹生物识别技术

    短信、邮件群发与客户支持

    业务变更与流程定制功能

 

—、概述

    办公自动化 (Office Automation ，简称 OA) 于 20 世纪 50 年代提出，在 80 年代至 90 年代得到了飞速的发展。办公自动化是以先进的科学技术、信息技术、系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术。它以系统科学为理论基础，行为科学为主导，综合运用信息技术 ( 包括微电子技术、计算机技术和通信技术等 ) 完成各种办公业务，充分有效地利用信息资源，以提高生产效率、工作效率、工作质量、辅助决策、促进办公活动规范化和制度化，以达到既定的目标，获得更好的效果。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物；通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作；通过 OA 系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率，其中，自动化系统的基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、电子邮件、电子报表、数据处理、信息管理、决策支持等。

    应该说没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利。但是对现代的办公自动化而言，其目的已经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。在这种办公模式下，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化已经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。

二、发展趋势综述

    随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式已经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率、规范化管理的必然趋势。新模式下的办公自动化系统应该为工作人员提供一个集成化的、多功能的办公桌面环境，解决办公人员因处理不同事务而需要使用不同工作环境的问题。首先，办公自动化可以明显减少重复劳动，提高工作效率；其次， OA 可以实现工作程序流程化，内部文档流转无纸化，加快办公文档的周转和处理速度，降低文档传递中的失误率，使各项工作基本达到规范化、标准化；再次， OA 可以有效提高信息的综合利用能力，增强办公自动化系统的综合分析能力；最后， OA 可以通过对文档流转中的监控，能够及时发现和掌握工作环节中的瓶颈，为领导的科学管理提供可靠的依据。

    从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲，办公自动化已经经历了从第一代发展到目前的第二代，并且正在向着第三代发展。从 80 年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息裁体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从 20 世纪 90 年代中期开始，随着以 Lotus Notes 为代表的工作流群件技术的问世，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进；第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃；第三代办公自动化则是从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理；第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时、随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。

三、群件方向

    由于社会逐渐地由个人工作时代迈入协同工作时代，在社会工作模式发生这种日新月异变化的同时，原先的个人承担工作、分级管理的工作模式已经无法满足社会发展的需求，所以无论在公司、企业中都越来越强调入与人之间的交流与合作。在个人承担工作、分级管理的工作模式中，个人承担孤立和有限的责任，由分级管理机制将个人责任衔接起来，而当今社会，工作任务复杂，专业人员密集，如果仍旧照搬这种模式，当一项工作从一个人转交到另一个入或从一个部门转交到另一个部门时，经常会出现延误或者差错。与此不同的是，在协同工作的工作组模式下，人们有共同的责任感，基于这种共同的责任感，小组内部可以较好地协作，共同负责某项工程任务。在需要多种工作技能、经验，需要共同分析判断才能作出正确决策的复杂问题上．工作小组的效率往往高于同一群不是以小组方式工作的个人；协同方式的工作组往往能快速发挥其集体的综合才能，从而达到那些组织松散的群体无法达到的目标，所以说，工作模式的变革，是群件系统产生的基础；与此同时，当办公自动化发展到以知识为中心时，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。群体工作 (Work Group) 中，各工作者因为时间及所处地点的不一致，造成交流及协调的不便。群件就是针对群体工作而发展出来的技术产品，目的在于促进群体的交流合作及资源分享，充分提高群体的工作效率和质量。群件是以交流 (Communication) 、协调 (Coordination) 、合作 (Collaboration) 及信息共享 (Information Sharing) 为目标，支持群体协同工作需要的应用软件。群件系统最基本的特征是包含了邮件系统、数据库、文档数据库；如果工作是在不同时间进行的，则称为异步群体工作模式 (Asynchronous mode) 。

四、移动 OA 方向

    随着社会发展步伐加快以及网络通信技术的不断发展，越来越多的人逐步加入到移动办公的行列之中，在传统的办公模式中，办公人员必须在公司、企业或集团内部的既定网络环境下进行办公，一旦脱离该环境，则造成机要文件无法批复、内部重要邮件无法阅读、视频会议因领导缺席而推迟、流转环节中因为相关人员出差而影响正常公文办理、内部网络办公因权限划分等问题不能更新调整，这一切不仅让领导们纷纷头痛，更让办公人员疲惫不堪、无从下手，从而极大地降低了工作效率，如外出参加会议、学习等便无法进行日常的办公，从而造成许多申报、审批等办公事务的中断。显然，传统模式的办公方式虽然解决了定点办公的自动化问题，却无法满足移动办公的需要。由此可见，传统的定点办公模式已经无法满足社会发展的趋势，为了解决移动人员日益突出的办公问题，我们必须提供基于无线方式的移动办公自动化系统，从而使办公流程摆脱以往的基于定点办公的局限性，实现办公信息以无线方式进行流转，无论移动人员身处何处．都可以像本地办公人员一样进行日常办公，从而实现比传统模式更加灵活、更加高效的协作方式，为企业提供信息共享和信息集成的移动办公平台。通过无线方式的移动办公方案，可以有效地改善企业业务生产能力，从而降低部署企业应用方案的复杂程度，减少企业集团的运营成本并最终在扩展现有业务系统的同时简化对用户的支持。

五、知识管理方向

    随着知识经济时代的来临，知识成为经济增长和企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识，越来越成为企业信息化建设的核心。对知识前所未有的重视，使以工作流为中心的办公自动化系统开始提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。与第二代相比，第三代 OA 不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程，并且，第三代办工自动化已经从以工作流程为中心提升到以知识管理为核心。第三代办公自动化在以工作流为中心的基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，臂如文件背景资料、其他的有关信息及在线专家知识，确保系统的每一个使用者都能够随时、随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使

    企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会从而使企业实现动态的内容和知识管理。

    知识管理是信息技术发展带来的重大成就，它是计算机技术、通信技术、协同工作能力发展到一定阶段引起的管理理念的飞跃。它能够提供办公过程中的各项指示收集、交换与传递；对于不同的知识文件内容，不同介质的档案资料格式，都能够完全被整合与收集。比如我们所熟悉的电子商务就是由 Internet ，、交互式 Web 应用和电子协作等计算机技术所带来的必然结果。如果没有先进的协同工作和通信能力作保障，知识管理肯定无法实现。知识管理可以分成三个基本的部分：创造知识、发现和寻找知识以及传递知识。这三个基本部分构成了知识管理系统的主要内容，它可以通过现代化的信息技术来实现，并且在通信技术上继续发展，例如消息传递、工作流、和复制技术的改进，同步和异步模式的协同工作等，使知识能够更好地加以利用。由于知识管理就是管理知识、从知识的形式和类型方面来区分，知识有两种形式；显式知识和隐式知识。知识管理系统必须是联系的过程，将存在于人的头脑中的隐式知识转换成文档化的显式知识，并将新的显式知识传递到整个企业，使这种显式知识再被其他人吸收，成为指导个人行为的新的隐式知识。

六、多系统整合发展

    由于办公自动化系统并不是一个独立的系统．它将来需要与管理信息系统、信息服务系统、决策支持等系统密切联系、因此．需要为将来其他系统与办公自动化系统的办公事务处理紧密集成、构成所有办公人员的统一的集成化的工作环境预先留有接口。由于管理信息系统，信息服务系统等一般都是建立在传统的关系型数据库之上的，所以，对于基于文档型数据库的群件系统来说，比如基于 Notes 平台的 OA 系统，如何把这些建立在关系型数据库之上的系统和办公自动化系统有机地集成在一起，首先必须解决如何在 Notes 系统中实现对关系型数据库的访问，即如何进行格式转换和数据交换，使得 Notes 客户端用户可以直接在 Notes 系统提供的平台上来访问其它非 Notes 系统的信息，当然同时也应该提供其它系统对基于 Notes 的 OA 系统内的资源的访问，从而做到行业 Intranet 内各种系统的相互集成，实现资源的相互共享，并为今后行业内部知识管理平台的建立打下基础。

七、结束语

    综上所述，办公自动化经历了由数据为中心到由信息为中心，现在正过渡到以知识为中心，本文依据此为线索重点阐述了 OA 发展的群件方向、移动 OA 方向、知识管理发展方向。由于目前正在广泛被使用的办公自动化系统仍然有大部分是属于以工作流为核心的第二代 OA 系统，所以研究如何使现有系统做最少的改动，如何采用最方便有效的途径而直接过渡到第三代的 OA 系统平台是我们应该研究的重点；同时必须提供完善的衔接模块使得 OA 系统能够和相关信息管理系统的功能模块之间平滑地传递信息从而提高企业整体的办公效率和领导的决策能力。

 

 

 

                                                               东南大学计算机科学与工程系

                                                               苏州大学计算机工程系

                                                               陆剑江 钱培德 杨季文